3 opruimtips voor digitale documenten

Vind je het niet makkelijk om je digitale documenten op te schonen? De volgende tips helpen je verder.

Tip 1: begin klein en beloon jezelf
Deel het opruimen van je digitale documenten op in kleine stukjes. Als je je huis opruimt doe je dat toch ook kast voor kast of per ruimte? Zo is het ook met je digitale omgeving; begin met één map en ruim die op. Vink voor jezelf af hoeveel mapjes je per dag doet. Bij elke vijf mapjes die je hebt opgeruimd gun je jezelf vervolgens iets leuks of lekkers. Want als je inzichtelijk maakt wat je allemaal al gedaan hebt én jezelf ervoor beloont, werkt dat stimulerend.
Heb je van meerdere jaren ongeopende mails? Zet deze dan tot en met 2020 in een map ‘archief’. Begin vervolgens met het opruimen van de mails uit 2021. De rest pak je dan later aan, bijvoorbeeld als er ruimtegebrek is of als het je digitale archief overzichtelijker maakt.

Tip 2: maak een mappenstructuur
Om je digitale documenten makkelijk terug te kunnen vinden, is het belangrijk dat je een mappenstructuur maakt. Bedenk om te beginnen in welke hoofdcategorieën je documenten wilt opslaan, bijvoorbeeld werkhuisschool en kinderen. Vervolgens sla je als test 10 documenten op in één van deze mappen. Wanneer je merkt dat documenten in meerdere mappen gearchiveerd kunnen worden, moet de structuur aangepast worden. Heb je de mappenstructuur gemaakt en kom je een document tegen dat in geen enkele map past? Vraag je dan af of je dat document überhaupt wel moet bewaren.

Als het gaat om digitale documenten die elders staan, is het slim om eens de Nibud Bewaarwijzer in te vullen. Zo houd je overzicht over waar je welke informatie terugvindt.

Tip 3: steek je licht op bij bekenden
Bijna iedereen loopt tegen dezelfde issues als jij aan. Ook je vrienden en kennissen. Loop je tegen vragen aan? Iedereen heeft verzekeringen, een huis en een administratie. Voel je dus vrij je vragen te delen met familie of vrienden en leer van hun ervaringen. Je zult merken dat er veel mensen zijn waar je wat van kunt leren en zo help je elkaar. Kom je er echt niet uit, of vind je het fijner een onafhankelijke partij te betrekken bij je vragen, zoek dan contact met mij om je te ondersteunen.